Квалитетен и стабилен документ менаџмент систем е потребен за секое современо деловно работење особено ако се земе в предвид динамиката на бизнис процесите која е главна карактеристика на нашите клиенти. Денес, крајните корисниците сакаат едноставност во решението кое го користат, со едноставни форми за конфигурација на модулите, додека пак менаџментот има потреба од постојана контрола и потврда за скалабилен и робустен систем за управување со содржини (документи).

Alfresco е документ менаџмент систем кој што зазема значајно место во индустријата, Alfresco е систем за управување на документи кој што опфаќа додавање, пребарување и колаборација врз документи со целосни библиотечни сервиси и менаџирање на животниот тек на истите преку унифицирано и робусно складиште. Традиционалните документ менаџмент системи се препознаваат како големи, комплексни компаниски апликации со низа недостатоци како:

• Комплексни и тешки за користење
• Скапи
• Многу ниска рата на прифаќање од крајните корисници ( 5%)

Примената на вакви скапи и комплексни (за користење) системи резултираат со ниска прифатеност од крајните корисници кои пред се се навикнати за користење на следни апликации:

• Делив заеднички простор за размена на содржини (Windows Share Drives)
• Електронска пошта за колаборација
• Google за пребарување
• Yahoo за категоризација
• Фолдер структура и содржина за водење и организација на планови и проекти

Alfresco е документ менаџмент систем кој е засновен на интерфејси на кои се навикнати крајните корисници со што се обезбедува систем којшто е целосно документ менаџмент ориентиран меѓутоа, што е побитно, систем којшто е многу лесно прифатлив од крајните корисници. Главни карактеристики на еден таков систем се:

• Virtual File System - целосна замена на деливите серверски простори користејќи го истиот интерфејс
• Email – like правила
• Google – like пребарување
• Yahoo - like прегледување на содржина (документи)
• SmartSpaces – колаборативни простори (фолдери)
• Поддршка за транспарентно следење на животниот процес на документи и постапки)